飞行支持公司可能为航空器运营人协调许可、地面服务及其他服务，同时通过独立供应商关系安排燃油。运营人、行程支持服务商和燃油销售方可能各自承担不同职责。明确的需求说明和审批记录有助于各方在加油前避免指令冲突。
明确签约方与运营方
说明谁运营航空器、谁申请燃油安排、谁接受报价以及谁支付发票。明确哪个联系人有权更改时刻或燃油需求，以及谁应接收最终确认。不要假定最先发出询价的公司有权代表客户接受所有商务条款。
这是需求申请与协调流程，不代表已公布的转售商计划、固定信用条款或最低价承诺。
提交完整的外站需求说明
提供机场名称及代码、航班日期和时间及其时区、航空器型号和注册号、已有的航班号、油品、预计加油量及单位。附上相关运营人身份信息及当地地面服务联系人。标明需保密的客户资料，并商定当地服务商为完成服务实际需要哪些信息。
涉及多个外站时，应分别记录每站状态。ASM 的外站燃油核查清单介绍了需要确认的字段。包含包机或 ACMI 航班的计划可参考ACMI 职责记录。
核查报价与采购授权
确认报价前，应审核油品、计量单位、币种、有效期、包含费用、不含项目、最低收费及付款条件，并记录谁批准了商务条件。将报价转发给客户，不代表预期付款方已经接受。
航空燃油定价指南和费用指南提供一致的比较框架，不对具体地点的价格作出承诺。
分别跟踪放行与当地交付
签发放行单或同等确认后，应将航班细节与客户最新指令核对。确认当地相关方掌握正确的时间、航空器及数量依据。实际加油量须在完成实物交付后记录。不要将报价、放行与已完成加油表述为同一种状态；燃油放行指南说明了它们的区别。
明确变更与升级处理渠道
客户更改注册号、时间、机场或预计数量时，应发送明确的修订通知，引用原有编号并要求确认收到。说明由谁联系航空器运营人、当地服务商及地面代理。让接班运行人员能够看到最新获接受的版本。可参考修订核查清单完善交接。
公司之间可执行的交接安排
简明的申请可将航空器运营人、行程支持公司的运行联系人、商务采购方及当前航班信息分栏列出。回复应注明报价接受人、放行单编号及修订联系人，避免将燃油确认仅发送给无法在机场落实变更的一方。
若客户临时要求更换航空器，行程支持服务商应向 ASM 发送一份明确标注的修订，并告知运营人哪份确认仍然有效。在收到确认前，任何一方都不应假定当地服务商已经接受转发邮件中的安排。
保护机密并核对记录
按照各方约定的流程，仅共享安排服务所需的客户及航班信息。加油后，将交付记录和发票与已接受的商务条件核对，并将差异提交正确的签约方处理。说明这一工作流程无需公开客户名称、供应商身份或商务条款。
向 ASM 咨询燃油需求
ASM 通过石油公司、当地燃油供应商及入翼加油合作伙伴网络提供航空燃油。飞行支持公司可提交具体外站需求供团队审核，并按适用商务及运行条件确认。了解ASM 航空燃油服务或提交咨询。相关飞行计划、许可及机场协调可参阅ASM 飞行支持中心。