燃油报价、燃油放行单和完成加油代表不同阶段。明确当前阶段，有助于运营人判断哪些已确认、哪些仍需处理。不同供应商及地点使用的术语和文件可能不同，任何放行单的具体范围都应向签发方核实。
1. 明确申请需求
首先提供机场、日期与时间、航空器标识、油品和预计数量。补充拟议安排所需的航班和运营人资料，并明确谁接受商务条款。清楚写明时区和数量单位，将暂定信息明确标为暂定。
2. 审核报价
核查价格依据、有效期、已包含及不含费用、付款条件，以及仍由当地确认的事项。商务接受与运行确认是不同项目。航空燃油定价指南说明如何比较范围不同的报价。
3. 核查放行单或确认文件
放行单签发后，应将机场、运行日期、航空器或航班标识、油品、数量依据及编号与最新航班需求核对。明确该文件在供应商流程中属于指令、授权还是其他确认形式。在据此行事前解决差异。放行单不能证明燃油已完成实际交付。
4. 同步当地联系人
确保需要最新信息的各方都已获得资料。根据外站不同，相关方可能包括运营人、燃油供应商、实际交付团队及地面代理。明确航空器时间、停机位置或数量变化时应联系谁，以及谁负责跟进延误。
5. 复核修订
详细变更通知和版本核查清单，请参阅航班时刻变化后需要重新核查的事项。
机场、日期、注册号、航班号或预计数量变化后，不应假定放行单仍适用。及时发送修订资料，并询问是否需要修订或替换确认文件。明确最新版本，避免机组和运行人员使用相互冲突的文件。
申请处理延迟时
首先确定究竟哪个阶段尚未完成。如果报价仍在审核，商务联系人可能需要解决某项条款；如果放行单含有旧航班资料，可能需要修订；如果放行单已更新但交付延迟，则当地供应商或地面代理可能需要报告运行限制。向联系人提供机场、航空器、航班、编号及最新计划离港时间，并约定谁提供下一次更新。
如提议改用另一供应商或其他安排，应将其视为新安排，重新核查供应、条款及当地可行性。网络合作关系不代表每个机场都自动具备备用方案。
6. 记录加油
交付后，按运营人程序保留加油记录。将数量和单位与约定商务条件核对，并使用支持文件调查发票差异。实际加油和运行决策仍须遵守相关各方适用的程序和职责。
燃油放行快速核查清单
- 机场、航空器、航班及时间资料是否最新？
- 是否清楚报价及付款条件？
- 是否已收到并核查所需放行单？
- 当地联系人及升级处理职责是否明确？
- 变更是否已获确认？
- 是否已有交付记录用于核对？
安排燃油支持
ASM 通过石油公司、当地燃油供应商及入翼加油合作伙伴网络提供航空燃油。了解ASM 航空燃油服务或提交航班需求。繁忙机场的情况可参阅加油延误指南。