包机及湿租项目可能涉及季节性时刻、航空器替换，以及运营人常用网络以外的机场。燃油计划始于明确的航班需求说明，以及谁负责安排、授权和支付每次加油的约定。“ACMI”指航空器、机组、维修和保险的安排，其名称本身并不能决定具体合同的燃油采购条款。
首先明确职责
确定谁申请燃油报价、接受条款、提供航班信息、沟通修订及核对发票。航空器运营人、项目客户和签约燃油采购方可能并非同一主体。记录运行联系人和商务决策人，避免供应商收到相互冲突的指令。
燃油申请的技术资料可能已完整，但付款条件仍待确定；也可能商务报价已被接受，而航班标识或数量仍是暂定。两类状态都应清楚显示。
逐站建立需求
针对每个机场，提供运行日期和时间及其时区、已知的航空器型号与注册号、油品、预计数量及当地联系方式。区分已确认航班和暂定时刻选项。如果项目包含重复航段，还应说明如何发送修订，以及哪份时刻表是当前版本。
不要假定首站的安排能够确定下一机场的供应、费用或付款条件。外站燃油计划核查清单可帮助识别不熟悉外站的待办事项。
比较完整商务范围
核查报价有效期、计量单位、币种、交付条款、最低收费、适用税费及付款条件。涉及多个日期的项目，应询问条款是否覆盖整个时刻计划期，或后续航班是否须重新确认。未确认的费用应明确列为待解决问题。航空燃油定价指南和入翼加油费用指南说明如何在相同基础上比较报价。
逐航班跟踪放行和加油
就整个项目进行讨论，不代表每架航空器的燃油安排都已完成。应记录申请、报价、商务接受确认、放行单或同等确认，以及当地交付联系人的状态。放行单须与最新航空器、日期、机场和燃油需求核对。加油完成须以实际交付记录为依据，而不是此前报价。
有关这些阶段的区别，请参阅燃油放行指南。
约定变更流程
更换航空器、调整时间、变更航班号或修订数量，都可能影响报价或放行单。应明确谁发送变更、谁确认收到，以及谁核查是否需要修订确认文件。标注后的时刻表或修订通知须清晰显示新旧资料，避免各团队持有不同项目版本。
如同时需要许可、地面服务及行程计划，应向相关团队同步相同的航班变更。每项服务仍须分别取得适用确认：地面服务或许可安排不能证明燃油已确认，燃油放行单也不能证明其他服务已确认。
简明职责记录
在项目文件中为每个外站增加一行，注明谁采购燃油、接受报价、发送航班更新、检查放行单及接收发票。同一机构承担多项职责时应明确记录；职责由多方分担时，应指定航班变更的决策联系人。这样当地燃油供应商就无需根据机身涂装或湿租名称推断授权关系。
多架航空器轮流执行同一时刻计划时，应将每次加油对应到实际执行该航段的航空器。替换航空器后，仅列航班号的时刻表可能不够；应根据最新注册号和预计需求核查当地服务安排。
根据实际记录复盘项目
航班开始执行后，应按外站比较申请与交付数量、修订情况及发票问题。记录反复出现的运行限制，以便更早准备下一周期。商务或航路信息需保密时，任何客户案例都应使用获准的匿名数据。
与 ASM 讨论包机或 ACMI 燃油项目
ASM 通过石油公司、当地燃油供应商及入翼加油合作伙伴网络提供航空燃油。请提供拟用外站清单、运行日期、航空器资料及预计加油量，供团队审核可安排的服务。了解航空燃油服务或提交项目咨询。如需将燃油与许可、地面服务或机组后勤协调，请参阅运营人飞行支持。