外站可能不在航空公司惯常燃油安排或常规运行范围内。飞行前，运营人需要清楚了解当地服务、商务条件，以及交付团队将使用的信息。供应商一般性的覆盖说明，不能单独确认某架航空器在特定日期的安排。Aviation Services Management（ASM）通过可靠的燃油合作伙伴协调航空燃油报价和加油安排，并逐航班取得确认。
从完整的外站需求说明开始
提供机场名称及代码、运行日期和时间及其时区、航空器型号和注册号、航班号、油品、预计加油量及单位。明确运营人、燃油采购责任方，以及有权批准条款或变更的联系人。临时或季节性航班尤其应清楚标注暂定资料。
确认当地服务链条
明确哪一方负责安排燃油、谁在当地交付，以及谁应接收运行修订。确认预期服务窗口及影响已确认加油的当地要求。应针对拟执行的运行核查实物供应、适用供应商安排和机场通行条件。不要根据同一航线另一外站的条款推断本站条件。
区分价格与放行状态
比较报价的单位、币种、有效期、费用及付款条件。价格被接受，不自动意味着所有运行确认均已完成。将放行单或同等文件与最新航班资料核对，并询问哪些步骤尚未完成。燃油定价指南和从报价到加油指南介绍这些阶段。
明确采购方与更新责任方
在定期航空公司、包机或湿租项目中，运营航空器的机构可能并非接受燃油发票的一方。记录谁有权批准报价、谁向外站发送放行信息，以及谁向供应商通报运行变更。责任以该航班的实际合同与指令为准，仅凭“ACMI”名称无法确定。包机与 ACMI 燃油计划指南提供项目层面的职责记录。
涉及多个外站时，共享状态记录有助于防止将一个机场的批准照搬到另一机场。每条记录应包含编号和最后确认时间。如某站仍有待办事项，应在航班离开上一站前，清楚列明未决事项及其责任人。
保持简明的准备状态记录
逐站记录最新申请版本、报价状态、商务接受确认、放行状态、当地联系人及未答复事项。使用“已确认”“等待确认”和“已变更”等状态，不要将提交申请视为完成。这有助于运行团队在换班或行程增加时顺利交接。
离港前复核变更
航空器替换、时刻修订、航班号变更或新的加油量可能需要修订。明确发送新资料，并确认现有报价和放行单是否仍适用。如地面服务、许可或机场时刻也发生变化，应确保相关团队使用同一份最新行程，不能假定一项服务的确认涵盖其他服务。
加油完成后
按照运营人正常流程保留交付记录和编号。依据约定的商务条件核对数量、单位及发票，并用文件解决差异。记录反复出现的外站问题，以便更早准备后续项目，并取得更可靠的信息。
向 ASM 提交外站需求
ASM 通过石油公司、当地燃油供应商及入翼加油合作伙伴网络提供航空燃油。团队可审核拟用外站及航班资料，并说明可确认的安排。了解航空燃油服务或提交航路和加油需求。如运行还需要当地协调，请参阅地面服务支持。